Dostęp dla kogoś, kto nie chce podać maila: konto na login i rola copywritera

Praktyka, która nie mieści się w żadnym podręczniku, a zdarza się regularnie. Firma dogaduje się z kimś na teksty: studentka polonistyki, emerytowany dziennikarz, znajomy z branży. Osoba nie ma firmowego adresu e-mail, a prywatnego podawać nie chce, bo „to na jeden miesiąc". Albo odwrotnie: adres jest, ale należy do agencji, która za chwilę zmieni obsługującą osobę i skrzynka przestanie być czyjakolwiek.

Kończy się zwykle tak samo: właściciel przekazuje własne hasło. Czyli to samo hasło, które chroni skrzynkę zgłoszeń, dane do faktury i płatności.

Są dwie rzeczy, które to rozwiązują: konto identyfikowane loginem i rola, która wpuszcza wyłącznie do treści.

Zanim przejdziemy dalej, jedna uwaga o kolejności. Konto na login to trzecia opcja, nie pierwsza. Jeśli osoba ma jakikolwiek adres, którego może używać, prostsze jest zwykłe zaproszenie mailem. Jeśli adresu nie ma, a Ty masz własną domenę z pocztą, najczystszym rozwiązaniem jest założenie adresu w tej domenie, na przykład redakcja@twojafirma.pl, i zaproszenie na niego: adres zostaje u Ciebie, gdy współpraca się kończy, a konto ma reset hasła i powiadomienia. Dopiero gdy żadna z tych dróg nie wchodzi w grę, sensowne jest konto na login.

Konto na login zamiast adresu

Konto na platformie zwykle identyfikuje adres e-mail. Może jednak mieć zamiast niego login, na przykład redakcja albo jan.kowalski. Pole na ekranie logowania nazywa się „Adres e-mail lub login" i przyjmuje jedno i drugie, więc nic się nie zmienia dla osób, które adres mają.

Takie konta zakładamy my, bo rejestracja wymaga adresu. Napisz na kontakt@kompasfirm.pl i podaj login, imię, które ma się pokazywać przy zmianach w panelu, oraz stronę i rolę. Hasło przekazujemy razem z loginem, a osoba zmienia je sama w Koncie.

Od strony współpracownika pierwsze wejście wygląda tak: wchodzi pod adres strony, przy której ma pracować, dopisuje /logowanie, wpisuje login i hasło, a potem w Koncie ustawia własne hasło. Żadnego maila aktywacyjnego ani linku z zaproszeniem, bo nie ma dokąd ich wysłać.

Potrzebny plan: udostępnianie pojedynczej strony działa w każdym planie płatnym, od Standard. Rola copywritera w zespole całego konta, czyli dostęp do wszystkich Twoich stron naraz, wymaga planu z miejscami w zespole, czyli Pro (trzy miejsca), Agencji Starter (dziesięć) albo wyższego (bez limitu).

Podpięcie do jednej strony

W panelu strony wchodzisz w Udostępnianie i w polu „Adres e-mail lub login" wpisujesz login zamiast adresu. Różnica wobec zwykłego zaproszenia jest jedna: dostęp działa od razu, bo nie ma dokąd wysłać maila z linkiem. Na liście udostępnień takie konto widnieje pod loginem, a dostęp cofasz tym samym przyciskiem co każdy inny.

Reszta działa identycznie jak przy zaproszeniu mailem, opisanym we wpisie o udostępnianiu strony w rolach: jedna strona, jedna rola, koniec współpracy to jedno kliknięcie i nikt nie zmienia haseł.

Rola copywritera: treść i SEO, nic poza tym

Do kompletu doszła czwarta rola udostępnienia. Redaktor był dotąd najwęższą rolą „od treści", ale obejmował też sklep i katalog produktów. Przy kimś, kto ma tylko pisać, to o jedne drzwi za dużo.

Copywriter widzi: podstrony i sekcje, blog z kategoriami i tagami, bibliotekę mediów, menu, bloki treści, przekierowania starych adresów, asystenta SEO, wyszukiwarkę, analitykę i narzędzia AI. Nie widzi: skrzynki zgłoszeń, zamówień, sklepu, domen, udostępniania, płatności ani ustawień witryny.

Przekierowania są w tej roli celowo: osoba, która porządkuje treść i adresy pod wyszukiwarki, musi móc założyć przekierowanie ze starego adresu na nowy, inaczej porządkowanie kończy się błędami 404.

Ta sama rola istnieje też w zespole konta (Konto → Zespół), jeśli ktoś ma pisać na wszystkich Twoich stronach, a nie na jednej.

Co widzisz jako właściciel

Osobne konto ma sens wtedy, gdy widać, co przez nie zrobiono. Każdy zapis wykonany przez taką osobę ma wpis w historii zmian witryny: data, godzina, opis operacji, przedmiot zmiany, a w kolumnie „Kto" imię i pod nim login konta. Treść cofniesz z historii wersji podstrony.

Copywriter tego ekranu nie widzi. Dziennik jest narzędziem właściciela.

Czego takie konto nie ma

Konto bez adresu ma trzy realne ograniczenia i lepiej znać je przed założeniem:

• Nie odzyska hasła mailem. Nie ma dokąd wysłać linku. Zapomniane hasło ustawiamy na Twoją prośbę.
• Nie da się go zaprosić do zespołu konta. Zespół działa na adresach. Konto z samym loginem podpina się przez udostępnienie pojedynczej strony, co zresztą zwykle jest tym, o co chodzi.
• Nie dostanie powiadomień. Maile o nowych zgłoszeniach i faktury idą na adresy z ustawień, nie do tego konta.

Adres można dopisać później, w Koncie, na karcie profilu. Od tej chwili działa i odzyskiwanie hasła, i zaproszenie do zespołu, a logowanie przyjmuje zarówno login, jak i adres.

Kiedy tego nie używać

• Osoba ma firmowy adres. Wtedy zwykłe zaproszenie mailem jest lepsze: ma reset hasła i powiadomienia.
• Konto ma być wspólne dla kilku osób. To najgorsza z opcji, bo dziennik przestaje odpowiadać na pytanie „kto to zmienił". Lepiej trzy konta na login niż jedno współdzielone.
• Współpraca jest długa i szeroka. Do stałego zespołu jest zespół konta, z miejscami w planie i rolami na wszystkie strony.

Najczęstsze pytania

Czy taka osoba może zmienić swój login? Nie. Login ustawiamy przy zakładaniu konta. Adres e-mail można dopisać samodzielnie w każdej chwili.

Ile kosztuje takie konto? Nic. Kosztem jest plan właściciela strony, bo to on decyduje, czy udostępnianie jest dostępne i w jakim zakresie.

Czy takie konto może założyć własną stronę? Technicznie tak, bo to zwykłe konto na platformie. W praktyce zakłada się je po to, żeby pracowało na cudzej stronie z udostępnienia.

Gdzie taka osoba się loguje? Najwygodniej pod adresem strony, przy której pracuje: twojafirma.pl/logowanie. Opisujemy to w tekście o panelu pod domeną Twojej strony.

Czy to bezpieczne? Bezpieczniejsze niż jedyna alternatywa, czyli podanie komuś własnego hasła. Konto chroni hasło, zakres pracy chroni rola, a dziennik pokazuje, co zostało zrobione.