Projekty klientów: portfel wyników per klient, bez arkusza obok

Projekty to warstwa porządkująca portfel: każda witryna konta może być przypięta do projektu odpowiadającego jednemu klientowi agencji, a portfel wyników potrafi zawęzić się do tego projektu jednym parametrem. Efekt praktyczny jest taki, że comiesięczny raport dla klienta przestaje być składany ręcznie z kilku ekranów: otwierasz portfel jego projektu, masz jego witryny, jego zapytania i jego sygnały, bez jednej liczby należącej do kogokolwiek innego.

Funkcja jest dostępna od planu Agencja Starter wzwyż. Poniżej model danych, uprawnienia i procedura wdrożenia w zespole.

Model danych: minimalny z premedytacją

Projekt ma nazwę, opcjonalną nazwę klienta i listę przypiętych witryn. Nic więcej. Nazwa projektu jest unikalna w obrębie konta, witryna może należeć najwyżej do jednego projektu, a przypięcie zmienia się w dowolnym momencie bez skutków ubocznych.

Dwie właściwości tego modelu mają znaczenie operacyjne:

• Usunięcie projektu odpina witryny, niczego nie kasując. Projekt to etykieta grupująca, nie kontener. Nie da się stracić strony klienta przez sprzątanie w projektach, co przy rotacji ludzi w zespole jest ważniejsze, niż brzmi.
• Witryna bez projektu jest w pełni sprawna. Projekty niczego nie warunkują poza filtrowaniem portfela. Migracja portfela do projektów może więc iść stopniowo, klient po kliencie, bez okna serwisowego i bez „wielkiego przepięcia".

Uprawnienia: co otwiera plan Agencja, a co Scale

Podział jest celowy i warto go rozumieć przed rozmową handlową z własnym klientem:

• Plany Agencja (Starter i Pro) dostają projekty oraz portfel wyników zawężony do wybranego projektu. Agencja bez wybranego projektu widzi wybór projektów, nie tabelę wszystkich witryn.
• Plany Scale dostają dodatkowo zestawienie całego konta w jednej tabeli, bez filtra, opisane osobno w materiale o portfelu wyników.

Rozróżnienie odpowiada realnym trybom pracy: zespół obsługujący klientów potrzebuje widoku per klient, operator prowadzący setki stron potrzebuje najpierw rankingu całości. Uprawnienia egzekwuje serwer, nie interfejs: adres portfela całości bez odpowiedniego planu zwraca odmowę, a nie pustą tabelę.

Ważna granica, którą lepiej znać, zanim obieca się ją klientowi: projekt nie jest kontem klienta. Klient końcowy nie loguje się „do projektu". Jeśli klient ma samodzielnie oglądać swoją stronę, służy do tego udostępnianie witryny w roli klienta, funkcja niezależna od projektów. Projekt organizuje pracę i raportowanie agencji, udostępnianie daje klientowi wgląd.

Procedura wdrożenia w agencji

Sprawdzony porządek na start, do wykonania w kilkanaście minut:

1. Ustal konwencję nazw, zanim powstanie pierwszy projekt. Nazwa firmy klienta jako nazwa projektu i pełna nazwa rejestrowa w polu klienta wystarczą; ważne, żeby robił to każdy tak samo.
2. Utwórz projekty dla klientów z więcej niż jedną witryną. Klienci z jedną stroną mogą poczekać: zyskują na projektach najmniej.
3. Przypnij witryny. Ekran projektów pokazuje wszystkie witryny konta z przypisaniami w jednym miejscu, więc przepięcie portfela kilkudziesięciu stron to jedna sesja z listą, nie wyprawa po ustawieniach każdej strony osobno.
4. Wpisz portfel projektu w rytuał raportowy. Miesięczny raport dla klienta zaczyna się od otwarcia portfela jego projektu: suma zapytań i prób kontaktu, potem tabela witryn z sygnałami. Zakresy 7, 30 i 90 dni odpowiadają rytmowi tygodniowemu, miesięcznemu i kwartalnemu.

Sytuacje graniczne

• Klient z kilkoma markami. Jeden projekt na klienta, a marki rozróżniasz nazwą witryny; jeśli marki są rozliczane osobno, dwa projekty z tą samą nazwą klienta w polu klienta. Portfel projektu sumuje wszystko, co jest w projekcie, więc granica projektu powinna pokrywać się z granicą raportu.
• Przepięcie witryny między projektami. Zmiana przypięcia jest natychmiastowa i nie rusza danych; portfel od tej chwili liczy witrynę w nowym projekcie, także wstecz, bo agregaty są per witryna, nie per projekt.
• Zmiana nazwy projektu. Bez skutków ubocznych; nazwa jest etykietą.
• Witryny wewnętrzne agencji (demo, makiety): osobny projekt „wewnętrzne", żeby nie zaburzały sum żadnego klienta.

Czego w projektach nie ma, świadomie

Spis granic na dziś, żeby nie odkrywać ich na spotkaniu z klientem:

• Brak uprawnień per projekt. Członek zespołu konta widzi wszystkie projekty. Rozdzielenie widoczności między zespołami wymaga oddzielnych kont.
• Brak agregatów innych niż wynikowe. Portfel projektu zestawia wyniki witryn; nie jest to jeszcze zbiorczy panel ustawień, zadań ani rozliczeń klienta.
• Brak automatycznego przypinania. Nowa witryna rodzi się bez projektu; przypięcie to świadoma decyzja człowieka. Wolimy stronę bez etykiety niż stronę w cudzym raporcie.

Projekty są w cenie planów Agencja i Scale, bez osobnego pakietu. Jeżeli portfel prowadzisz na planie niższym, to zwykle znak, że rachunek za plan przestał przystawać do skali działalności: porównanie planów jest w cenniku.